Онлайн система обработки заявок Кларис - автоматизированная web система, обеспечивающая быструю регистрацию и обработку заявок различного назначения сотрудников компании или ваших клиентов.

Есть ряд отраслевых решений, форма заявки индивидуальна для каждого Заказчика.

В качестве примера можно привести следующие системы обработки заявок :

• Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов, касающихся приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа с претензиями т.п.
• Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-процессов процессов инициирования, согласования и контроля исполнения платежей.
• Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей службы технической поддержки - Service Desk
• Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в рамках АХО (заявки на закупку оборудования, на бронирование переговорных, заказ автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
• Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск, на прием работу или увольнение и т.п.

Вы можете посмотреть демо пример сейчас и получить доступ к ПОЛНОЙ версии Web системы для работы с заявками через 1 минуту.

Получить больше информации о системе автоматизации обработки заявок, попробовать в работе наш Web сервис вы можете на сайте Кларис Service Desk .

Почему АльтСофт?

• компетенция, опыт с 1993 года, готовые наработки
• более 180 успешных проектов по автоматизации систем управления на промышленных предприятиях, в холдингах, бизнес-центрах, проектных институтах, государственных учреждениях
• конкурентные цены, сжатые сроки.
• внедренные проекты по разработке программ на заказ
• возможность получить комплексное решение

Закупки сырья, материалов, оборудования в тех или иных объемах выполняют все предприятия. В торгово-производственных компаниях это часть основного бизнес-процесса. В других, например, ИТ-компаниях, управление закупками – это сервисный или обеспечивающий бизнес-процесс. Процедуры закупок сильно различаются от отрасли к отрасли – от жестких регламентов федерального законодательства в государственных учреждениях до «живых» неформализованных закупочных процедур в малом бизнесе.

Рассмотрим закупочные процедуры с точки зрения автоматизации, применяемых для этого решений и существующих ограничений. Выделим основные этапы закупок и возможности автоматизации каждого из них.

ИС в сфере закупок

Можно условно выделить следующие группы инструментов автоматизации, используемые в различных компаниях:

Государственные компании

Закупочные процедуры государственных компаний регламентируют закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Существует несколько проверенных ИТ-систем, которые позволяют выполнять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Такое специализированное ПО включает в себя не только учетные системы предприятия, но и интеграцию с централизованными торговыми площадками или отдельное приложение подобной торговой площадки. Часто такие решения разрабатываются внутри учреждения или специализированно одним из интеграторов.

Крупные коммерческие компании

Многие компании, относящиеся к сегменту крупного бизнеса, попадают под регламенты 223-ФЗ о закупках, но реализуют их с иной позиции, учитывая свою коммерческую направленность. В первую очередь, речь идет о госкорпорациях. Работа с регламентным исполнением бизнес-процесса без автоматизации всей цепочки работ широко распространена в крупных компаниях.

Тем не менее, в сфере крупного бизнеса зародились и используются специализированные для автоматизации закупочной деятельности системы и подсистемы. Это решения класса SRM (Supplier Relationship Management) и аналогичные по функционалу модули крупных ERP. На больших объемах данных особенно важны контроль ошибок персонала и привязка данных к объектам учетной системы для формирования эффективной аналитики.

В крупном бизнесе все чаще встречаются отдельные контуры, автоматизируемые с помощью гибких BPM подходов и WorkFlow-подсистем. В качестве примера можно привести бизнес-процесс организации и проведения тендеров, смоделированный и автоматизированный с помощью ELMA BPM для российской нефтедобывающей компании. Проведение тендера – только часть более объемного бизнес-процесса закупок. Тем не менее, как видно из примера, в конкретной нефтяной компании это достаточно внушительный и сложный процесс.

На изображении представлена визуализация процесса проведения тендеров – порядок действий, участники процесса. Это первый шаг к последующей автоматизации бизнес-процесса с добавлением генерации документов, передачи данных в ERP-систему, интеграции с CRM и т.д.

Следующий пример – бизнес-процесс проведения закупки в нефтяной компании, уже автоматизированный в системе ELMA BPM . Каждый синий блок на схеме представляет собой еще один процесс.

Карта бизнес-процесса закупок, автоматизированного в ELMA BPM

Детальнее об автоматизации закупок с помощью BPМS поговорим на примере среднего и малого бизнеса.

Средние и малые компании

На предприятиях высокого эшелона чаще всего используются те же решения, что и в крупном бизнесе – серьезные кастомизированные модули ERP, отдельные интегрированные решения. В совсем малом бизнесе об автоматизации обычно не думают, так как стоимость специализированных решений не дает реальной выгоды от внедрения.

В среднем и мало-среднем бизнесе на автоматизацию закупок смотрят с новой стороны – со стороны создания решений на базе имеющихся платформ. Чаще всего это:

ECM – для формирования, согласования и хранения закупочной документации;

Финансовые и учётные системы – для планирования сумм и объектов закупки;

CRM – для поддержания контактов с участниками закупок;

BPM – для автоматизации отдельных этапов или всего процесса закупочной процедуры, включая подготовку, проведение и контроль закупки.

В этой среде эффективным является применение BPM-систем управления бизнес-процессами. На универсальной платформе можно быстро выстраивать и изменять контуры подготовки, проведения и контроля закупки. При таком решении весь процесс закупки исполняется и контролируется в рамках одной системы, его можно быстро менять и дополнять, что резко снижает затраты на внедрение.

Этапы закупочной процедуры

Несмотря на все разнообразие закупочной деятельности в среднем бизнесе, в ходе автоматизации консультанты выделяют четыре основных блока работ, иначе называемых этапами закупок. Условно, каждый из прикладных WorkFlow при автоматизации закупок относится к одному из этих этапов:

Формирование потребности – этап появления необходимости в закупке;

Подготовка к закупке – внутренний этап работы;

Исполнение закупки – взаимоотношения с контрагентами;

Контроль исполнения – внутренний аудит и фактическое обеспечение потребности, сформированной в начале процесса.

Часто несколько этапов закрываются одним процессом, а иногда все четыре этапа реализуются как единый бизнес-процесс проведения закупки.

Формирование потребности

Этап формирования потребности зависит от специфики бизнеса. Основываясь на практическом опыте внедрения BPM-системы ELMA в компаниях клиентов, можно выделить несколько основных типов процессов формирования потребности:

Этап подготовки закупки включает в себя несколько параллельных процессов:

Сформированная потребность оформляется в виде публичных документов и четко детерминируется. Оформляются технические задания, спецификации, планы и другие документы, которые на следующем этапе передаются контрагентам.

Производится бюджетирование – отнесение к определённым статьям или внесение изменения в финансовые планы.

В случае проведения закупки в формате запроса предложений производится поиск и первичная оценка потенциальных поставщиков.

Собираются и согласовываются пакеты документов для проведения закупки.

Назначаются ответственные за исполнение закупочных процедур, проводимых на следующем этапе.

Исполнение закупки

Основная часть, которая обычно и называется «проведение закупочной процедуры» – это третий этап, исполнение закупки.

Данный процесс обычно наиболее точно и полно описывается консультантами, автоматизируется в различных системах и состоит из нескольких основных блоков, задачи по автоматизации которых понятны и прозрачны.

Закупка подготавливается. Зафиксированные ранее ответственные формируют из документов конкурсные пакеты или иные наборы данных.

Конкурсная документация публикуется на площадке или рассылается участникам запросов предложений. Набор действий на этом этапе сильно зависит от типа закупочной процедуры. Например, некоторые регламенты требуют публикации данных о закупке в профильных СМИ или формального оповещения контролирующих органов.

На следующем шаге ответственные за закупку принимают заявки и предложения участников. Во многих компаниях это пакеты документов, но все чаще заявки приходят в электронном виде.

Большинство закупочных процедур предусматривают коммуникацию сотрудников предприятия и участников конкурса. Представители запрашивают дополнительную информацию и разъяснения, запрашивают документы в ходе проверки надежности. Частью данного этапа можно считать и объявление уторговывания как очередной раунд выбора.

Финалом процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс, включающий сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование решения данной комиссии, финальное подписание документов.

Переходом к следующему этапу – исполнению закупки – являются различные сервисные, часто интеграционные процессы. Информация о выбранном поставщике, плане поставок и оплат передается в соответствующие подразделения и системы по различным каналам.

Финалом любой процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс. Он включает сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование ее решения, финальное подписание документов.

Как можно увидеть, закупочная процедура сильно детерминирована и легко автоматизируется. Многие подпроцессы обладают достаточно высоким уровнем зрелости – они как минимум регламентированы, а часто автоматизированы и измеряемы.

BPMS при автоматизации основной закупочной процедуры становится недостающим компонентом, позволяя выйти на управляемость всей сети бизнес-процессов. Она предоставляет инструменты не только быстрого исполнения и мониторинга, но и целевого управления изменениями.

Контроль исполнения

Это пограничный этап. Блок процессов исполнения контракта не корректно включать в контур закупок – здесь точка управления передается профильным системам, ERP или другим учетным контурам, а роль департамента закупок сводится к корректной передаче информации, сопровождении проведенной закупки и аналитике. Примером такой аналитики может быть формирование реестра постоянных или, наоборот, неблагонадежных поставщиков.

Какие процессы контролируются в закупках на этапе исполнения?

Заключение договора;

Оплата счетов;

Документальное подтверждение поставки;

Контроль качества исполнения.

Бизнесу важно контролировать и результаты закупок, и сам процесс. Показатели эффективности в закупках – тема для отдельной большой статьи. В качестве примера можно выделить три вполне классических направления, по которым собирают аналитику предприятия, использующие ELMA BPM для автоматизации закупок:

Сроки выполнения задач на каждом шаге процесса – с точки зрения компании и конкретного исполнителя;

Фиксация фактов реального мира – документы и проводки;

Затраты на проведение закупочных процедур и эффективность расходования средств.

Мы рассмотрели возможности автоматизации многоуровневого процесса закупок и отдельных подпроцессов, входящих в его состав. Более детально тема автоматизации закупочных процедур с помощью BPMS была раскрыта в рамках конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Докладчики приводят большое количество примеров бизнес-процессов из реальной практики ELMA, а также показывают, как выглядят интерфейсы системы, в которых работают участники закупочных процедур.

• 1С:Управление небольшой фирмой
• 1С:Бухгалтерия
• Microsoft Excel
• Photoshop
• Яндекс.Маркет
• Вконтакте

В момент роста многие компании сталкиваются с тем, что с увеличением количества заказов растягивается и время на их обработку. Задействованные в этих процессах сотрудники не успевают всё фиксировать или заносят нужную информацию не в те документы. В московской компании Virtuality Club в какой-то момент поняли, что тратят больше времени на администрирование, чем на развитие своих продуктов. Выходом стала автоматизация. «Теперь мы работаем меньше, а зарабатываем больше», - говорит Максим Вергазов, основатель компании Virtuality Club. О том, как контролировать все процессы с помощью одного программного решения, предприниматель рассказал порталу сайт.

31 год, основатель и коммерческий директор компании Virtuality Club . Образование: экономический факультет Ташкентского института ирригации и мелиорации. Компания Virtuality Club занимается продажей различных устройств и аттракционов виртуальной реальности, разработкой программного обеспечения для них и предоставлением услуг в этой сфере. У компании есть два развлекательных клуба виртуальной реальности в Москве и несколько открытых по франшизе в регионах.

Зачем потребовалась автоматизация

Компания Virtuality Club в 2016 году расширилась до четырёх игровых клубов виртуальной реальности. Кроме того, она продаёт через интернет-магазин и сдаёт в аренду свои 3D-аттракционы, а также создаёт для них программное обеспечение.

В 2016 году существенно выросло количество заказов. С экономической точки зрения, это, конечно, позитивное явление. Но в обработке заказов приходится задействовать всё больше сотрудников, и это, как выяснилось, стало препятствием для развития.

В моменты пиковых нагрузок сотрудники не всегда успевали заносить все данные в таблицы Excel. Из-за этого не было понятно, по каким из заказов уже поступила оплата, кому из клиентов отгрузили товар, а кому нет. Не было ясности и по актуальному ассортименту товаров на складе, потому что часть из него уже оплатили, но соответствующие сведения ещё не успели зафиксировать. Информация хранилась разрозненно, и руководству было проблематично собрать все необходимые сведения воедино для аналитики.

Заявки с сайта компании приходили на электронную почту. Запись на сеанс игры, заявки на аренду оборудования для выездных мероприятий или игрового зала, запрос на приобретение франшизы и т.д. – в день таких заявок бывает до 50 единиц. И затем в рабочих чатах и по электронной почте сотрудники решали, кто из них возьмёт, обработает заказ и будет вести его дальше.

Все таблицы и документы были разрознены. А единой базы, в которой бы вёлся учёт всех товаров, заказов и финансов не существовало

Это приводило к постоянным вопросам между сотрудниками и разъяснениям руководства о том, что следует и чего не следует делать. И в какой-то момент стало ясно, что работать в таком режиме становится непродуктивно: слишком много времени тратится на выполнение типовых рабочих процессов и получение нужной информации.

В компании Virtuality Club бо льшая часть заказов отгружается не как в розничных магазинах, когда клиент сразу оплатил покупку и тут же получил товар. Здесь на обработку заказа может тратиться от 1 до 7 дней. Требовался механизм резервирования, при котором было бы видно актуальное наличие товаров на складе. Это бы исключило ситуацию, при которой в один день собирали заказы, а на момент отгрузки нужных товаров не было в наличии на складе. Хотя в таблицах остатков этот товар числился.

Первоочередной была задача обрабатывать заказы с наименьшим количеством действий и в правильном порядке: начиная от контактов клиентов и заканчивая оценкой качества и скорости работы менеджеров.

Одно решение для всех задач

Компания Virtuality Club стала искать продукт, который бы объединял в себе оперативный учёт по товарам, финансам, заказам и клиентам. В качестве такого продукты выбрали «1С: Управление небольшой фирмой 8», а подрядчиком для его установки в облаке – компанию RG-Soft . Она была выбрана из множества компаний, предлагающих услуги по аренде серверов в 1С, из-за скорости обработки запросов и соотношения «цена/качество».

Продукт компании «1С» был выбран, потому что его конфигурация подходила Virtuality Club по нескольким причинам:

наличие мобильного приложения для ведения оперативного учёта;

наличие CRM;

большое количество предустановленных отчётов;

наличие интеграций с популярными CMS сайтов, систем аналитики, АТС;

наличие модуля «Производство»;

возможность вести управленческий учёт.

В процессе внедрения стало понятно, что возможностей базовой версии программного продукта не хватает для решения других проблем. В частности, в компании хотели автоматизировать обработку входящих звонков и заказов, заявок с сайта. Для решения этих задач в «1С:УНФ» были интегрированы панель телефонии и обработчик, который выгружал в базу УНФ все задания на работу.

Также в компании хотели отслеживать эффективность рекламных компаний. Для этого внедрили новый модуль, благодаря чему все заявки с сайта или звонки попадали в «1С:УНФ» с идентификатором рекламного источника, с которого пришёл клиент.

Автоматизация длилась в течение года и оказалась глобальнее, чем предполагали на первоначальном этапе в компании Virtuality Club.

Результаты: продаж больше, работы меньше

Функция «Рабочие процессы», которая появилась в «1С:УНФ», позволяет уведомлять сотрудников о необходимости взять на себя конкретный заказ и выполнять необходимые по нему действия. Сейчас всё это происходит в единой системе, а раньше - в виде переписки по почте с обязательным копированием письма в нескольких рабочих чатах. Теперь не тратится время сотрудников на передачу информации по заказам друг другу.

Эта же функция позволяет автоматически уведомлять клиентов о работе над их заказом. Они благодаря оповещениям знают, что заказ принят в обработку, а также обо всех изменениях его состояния. Сотрудникам компании теперь не надо тратить время на звонки с подобной информацией.

У менеджеров есть актуальная информация об остатках товара на складе. Благодаря настроенному бизнес-процессу, резерв товара выставляется теперь в программе автоматически. Если появляется необходимость обеспечить срочную поставку уже зарезервированного товара, то он может быть изменён ответственным лицом. Но при любой ситуации в компании не теряют контроль над остатками и поставками.

Работа с входящими звонками в Virtuality Club тоже претерпела изменения. Отвечая на звонок нового клиента, в программе автоматически всплывает окно для ввода и сохранения всей необходимой информации о нём. Если клиент уже обращался в компанию, то в базе «1С:УНФ» автоматически появляется его карточка. Это позволяет менеджеру обратиться к клиенту по имени и увидеть историю его заказов.

В программе можно зафиксировать разговор и при необходимости прослушать его. Эта функция оказывается востребованной, когда требуется вспомнить последние договорённости с клиентом. Особенно она актуальна, если над заказом работали в разное время несколько менеджеров.

Если звонок принимает один сотрудник, а для работы с клиентом требуется другой менеджер, то переадресация происходит в один клик. До автоматизации сотрудник, принимавший звонок, сообщал клиенту, что ему перезвонят. А сам писал нужному менеджеру текст со всеми данными звонившего и информацией, что с ним необходимо связаться. Сейчас позвонить клиенту можно из любой формы программного продукта. На этом экономится время менеджера на обработку заказа.

Сайт компании Virtuality Club интегрирован с «1С:УНФ» и сервисом аналитики. Это позволяет в специальном поле видеть, с какого рекламного канала пришёл клиент, какой заказ он сделал, когда произвёл оплату и какая от него прибыль компании.

Все заявки, поступающие через сайт компании, автоматически выгружаются в программу в виде раздела «События». Вручную вносить информацию о заявке больше не требуется. Данные об имени клиента, его телефоне и электронной почте сохраняются в разделе «Контрагент».

Благодаря автоматизации сотрудники теперь тратят меньше времени на приём и обработку каждого заказа. За то же рабочее время, что и раньше, они успевают поработать с большим количеством клиентов

Это обстоятельство в совокупности с лучшим процессом обработки заказов привело и к росту продаж, хотя это и не было конечной целью автоматизации.

«Наладились бизнес-процессы, увеличился объём продаж, упростилась аналитика и отчётность - при этом за счёт автоматизации никто даже не почувствовал большей загрузки и мы не стали увеличивать штат», - отмечает Максим Вергазов.

В настоящее время автоматизирована работа в двух офисах. В ближайшем будущем по этой же схеме будет налажена работа и в других отделениях.

• Дядечкин Сергей Николаевич ,
• Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

• БИЗНЕС–ПРОЦЕСС
• АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК
• ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
• ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИ
• ПРОЦЕСС ЗАКУПКИ
• УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

В данной статье рассмотрены задачи, возможные средства, модули автоматизации и описание процесса автоматизации закупочной деятельности.

• Роль информационных ресурсов на современном этапе развития экономики
• Корпоративные информационные системы как методы успешного руководства предприятием
• Система информационного обеспечения в финансовом менеджменте
• Алгоритмы обработки знаний в экспертных системах для экономических процессов

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации бизнеса. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок - деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей .

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
3. Формализация процесса закупок;
4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок .
2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их.
3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм.
4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.

1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара.
2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС.
3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику.
4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара.
5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику.
6. Поставщик отправляет товар покупателю.
7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.

Список литературы

1. Деминг У.Э. Новая экономика. - М.: Эксмо, 2012. - С. 303-400.
2. Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». - 2010. - № 1 (22). - С. 157-161.
3. Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. - М.: Бизнес Букс, 2011. - С. 59-187.
4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оценка затрат на модернизацию программного обеспе-чения критических по надежности систем. / Вестник Сибирского государственного Аэрокосмического Университета им. акад. М. Ф. Решетнева (Красноярск) 2012 г. – С 2-3.

Павел Бунаков

Включение автоматизированной системы управления складом в состав комплексной САПР корпусной мебели является актуальной задачей, позволяющей получить значительные конкурентные преимущества. В статье рассматривается реализация решения данной задачи в системе БАЗИС.

Особенности автоматизации предприятия существенно зависят от его отраслевой принадлежности. Именно она определяет тот набор бизнес­процессов, которые подлежат автоматизации в первую очередь, последовательность внедрения, структуру и состав программного обеспечения. К настоящему времени основной костяк российских мебельных предприятий прошел этапы автоматизации, связанные с внедрением систем автоматизированного проектирования конструкторских и технологических работ, а также включения оборудования с ЧПУ в общее информационное пространство. Однако с развитием бизнеса появляются новые задачи, связанные с автоматизацией управленческих функций. Говорить о необходимости внедрения полноценной ERP­системы на мебельных предприятиях пока рано, но отдельные ее элементы уже становятся жизненно необходимыми. В частности, это относится к WMS и их интеграции с САПР.

WMS на мебельном предприятии

WMS (Warehouse Management System) представляет собой программное обеспечение, ориентированное на автоматизацию складского учета. Его функциональность охватывает все бизнес­процессы выполнения и контроля складских операций, обеспечивая прозрачность данных по всей цепочке поставок.

Для мебельного бизнеса правильный учет товаров и оптимально организованное материально­техническое обеспечение производства можно отнести к одному из основных факторов стабильной работы компании. Автоматизация материального склада позволяет предприятию получить существенные выгоды:

• минимизировать потери от ошибок, допускаемых сотрудниками;
• увеличить скорость обработки заказов;
• исключить зависимость эффективности работы склада от добросовестности выполнения своих обязанностей отдельными сотрудниками;
• оптимизировать складские запасы, высвободив значительные суммы оборотного капитала;
• уменьшить расходы на содержание склада;
• добиться прозрачности объемов производственных запасов и выполнения складских операций;
• укрупнить объемы закупок, получая за счет этого более выгодные условия у поставщиков;
• уменьшить долю срочных закупок, оставляя достаточное количество времени на детальный анализ соответствующего рынка;
• планировать потребности и закупки, формируя и анализируя различные аналитические отчеты, например, по наличию товаров на складах, их движению или динамике взаимодействия с конкретным поставщиком.

Все эти преимущества достигаются за счет трех основных факторов:

• отказ от оформления бумажных документов. Вся требуемая информация поступает в электронном виде, а обработка запросов выполняется в онлайн­режиме. В любой момент можно оперативно выяснить наличие тех или иных материалов, оценить остатки товаров, сформировать необходимые отчеты, проконтролировать и исправить любые несоответствия между реальным количеством товаров и данными в складской системе;
• включение в общее информационное пространство. Заявки на комплектацию производства формируются непосредственно в процессе конструирования и технологической подготовки производства, что обеспечивает их точность буквально «до гвоздя». Необходимость ручного ввода данных в систему полностью исключается, а вместе с ней и возможные искажения;
• инвентаризация без остановки работы склада. При получении системного сообщения об отсутствии некоторых позиций или снижении их запасов ниже установленного минимума есть возможность провести инвентаризацию и выравнять ассортимент деталей и комплектующих на складе. Кроме того, инвентаризацию можно проводить и для отдельных подразделений склада без нарушения его нормальной работы.

Для мебельных предприятий характерен непрерывный поток конструкторско­технологических доработок изделий, обусловленный индивидуальным или позаказным характером производства. Эти изменения должны отрабатываться очень оперативно, поскольку скорость выполнения заказа является важным фактором поддержания конкурентоспособности. Эксплуатация материального склада при интеграции WMS и САПР - один из шагов к достижению этой цели.

Автоматизация склада в системе БАЗИС

Необходимость тесного взаимодействия проектирования и складского учета осознавалась разработчиками с самого начала проекта БАЗИС. Параллельно с созданием и совершенствованием конструкторско­технологических подсистем развивался и модуль БАЗИС­Склад (рис. 1). Сегодня это оригинальная программа автоматизации материального склада, позволяющая организовать строгий учет и контроль товаров даже на очень интенсивно работающем производстве.

Основная цель модуля БАЗИС­Склад - стать органическим элементом системы ERP на предприятии, расширяя возможности складских, бухгалтерских, финансовых и управленческих систем. Он решает конкретный круг задач: учет товарно­материальных ценностей на предприятии и оперативное обеспечение мебельного производства необходимыми материалами и комплектующими. Это специализированное отраслевое решение, что определяет возможность детального учета специфики изготовления корпусной мебели, а следовательно, высокую эффективность применения.

В то же время, БАЗИС­Склад поддерживает всю необходимую функциональность полноценной системы складского учета, которая заключается в следующем:

• организация иерархической структуры складов на предприятии с возможностью внутреннего перемещения товаров;
• обработка первичных документов для оприходования поступающих на склад товаров по накладным в соответствии с заранее определенной классификацией их по группам;
• учет движения товарно­материальных ценностей;
• расчет складских остатков и проведение инвентаризаций;
• поиск нужного товара по различным критериям и оформление его отпуска со склада по накладным или актам на списание;
• поддержание заданного уровня запаса товаров на складе;
• настройка формы представления и содержания документов с выводом на печать самых разнообразных отчетных форм;
• удобная работа с поставщиками, включая хранение всей необходимой информации о них и создание индивидуальной формы заявки на закупку для каждого поставщика;
• передача информации в автоматизированные экономические, бухгалтерские и управленческие системы;
• экспорт документов в MS Excel и OpenOffice;
• «дружественный» интерфейс, запоминающий настройки пользователя;
• многопользовательская работа с товарами и заявками в единой сетевой базе данных;
• мультивалютный учет товаров с автоматическим определением курсов валют по данным ЦБ РФ при наличии соединения с Интернетом;
• поддержка штрихового кодирования для точной идентификации товаров;
• безопасность хранения данных с разграничением прав доступа пользователей, резервным копированием и регистрацией всех событий.

Последняя возможность обеспечивается за счет использования сервера FireBird, который с 2001 года хорошо зарекомендовал себя в хозяйственном, финансовом и государственном секторах.

Совместное использование модулей

Основное назначение модуля БАЗИС­Склад - совместная работа с другими модулями системы БАЗИС в общем информационном пространстве предприятия. Это позволяет автоматически принимать и обрабатывать заявки на материалы и комплектующие, сформированные в модуле БАЗИС­Смета, для изделий, проектируемых в модуле БАЗИС­Мебельщик или БАЗИС­Шкаф.

Отличительной особенностью модуля БАЗИС­Склад является уникальный механизм заявок, позволяющий с максимальной степенью достоверности моделировать реальный процесс работы материального склада на мебельном предприятии. Именно это принципиально отличает его от других систем подобного класса.

Заявка - понятие комплексное. Оно подразумевает целый ряд действий, необходимых для качественного материально­технического обеспечения мебельного производства:

• автоматическое формирование ведомости материалов и комплектующих для конкретного изделия, заказа или группы заказов (в дальнейшем под заказом будет пониматься любая из этих трех возможностей);
• резервирование точного количества материалов и комплектующих, необходимых для реализации заказа;
• отпуск для производства того количества материалов и комплектующих, которое имеется в наличии, с автоматическим формированием ведомости на закупку отсутствующих и недостающих позиций;
• учет приоритетов заказов при их комплектовании;
• создание необходимых запасов материалов и комплектующих для максимального ускорения реализации приоритетных заказов;
• учет возможности замены материалов и комплектующих на аналогичные, допустимые по технологическому процессу изготовления и согласованные с клиентом.

В модуле БАЗИС­Склад поддерживаются два варианта прихода товаров:

• закупка для пополнения запасов;
• возврат на склад отпущенного на заказ, но не использованного товара.

Второй вариант необходим в том случае, когда потребителю отпущено со склада большее количество товара, чем потребовалось для реализации заказа. Примером может служить выдача материалов или комплектующих в случае, когда заранее невозможно точно определить их расход в заказе. Типичная ситуация: на заказ требуется 1 кг клея, а он расфасован в банки по 3 кг. Следовательно, после использования остаток клея придется возвратить на склад.

В мебельном производстве нередко возникает ситуация, когда некоторые материалы приобретаются в одних единицах измерения, а на производство отпускаются в других. Например, евровинты приобретаются, как правило, в упаковках, а на производство отпускаются в штуках. Для организации автоматического соответствия введено понятие основных и альтернативных единиц измерения.

При подаче заявки на отпуск товаров со склада может оказаться, что требуемые материалы или комплектующие в нужном количестве отсутствуют. Однако на складе есть достаточное количество позиций, которые имеют сходные параметры и могут быть использованы в качестве замены. В такой ситуации в расходную накладную автоматически заносится информация о них. Решение об их использовании принимает конструктор.

Формирование выходных документов

Модуль БАЗИС­Склад, как полноценная складская программа, позволяет автоматически создавать готовые к работе документы, условия формирования, структура и содержание которых определяются самим пользователем. База данных имеет иерархическую структуру, которая является наиболее естественной моделью реально работающего склада. Это дает возможность удобным образом разбивать товары на группы с целью быстрого нахождения нужных позиций и получения необходимых сопроводительных документов: накладных, актов, ведомостей, заявок, отчетов и т.д. Процесс их формирования максимально автоматизирован, но при этом пользователь имеет возможность быстро скорректировать любой документ как по содержанию, так и по форме представления.

Отчетные документы можно формировать по любому выбранному товару или группе товаров. Основными видами отчетов являются:

• ведомость прихода и расхода товаров;
• оборотная ведомость по товару;
• ведомость движения выбранных товаров.

Если на предприятии несколько складов, то отчет может быть сформирован либо для конкретного склада, либо для всех складов. В любой момент можно получить информацию о стоимости товаров, учтенных на выбранном складе, выданных по заявкам на заказы или списанных по актам, а также возвращенных на склад излишков.

Оформленные и исполненные документы перемещаются в архив. Они доступны для просмотра и внесения изменений, если в этом есть необходимость. Любой архивный документ с внесенными изменениями можно распечатать на принтере.

Для связи с другими программными продуктами в модуле БАЗИС­Склад реализован экспорт информации в наиболее популярные форматы dBase III и XML. База данных товаров может быть сохранена в файле формата 1С Рарус.

Работа с заявками

Работа с заявками является основой интеграции проектирующих модулей с модулем БАЗИС­Склад. Заявки создаются в модуле БАЗИС­Смета на основе сметы материалов и комплектующих, которая формируется автоматически при загрузке модели изделия. Они сохраняются в файле для импорта в модуль БАЗИС­Склад. Второй вариант - формирование заявки вручную (рис. 2). В любом случае в заявке обязательно указывается дата, до которой соответствующий заказ должен быть сдан. Это позволяет поддерживать приоритеты комплектации заказов, когда в первую очередь материалы и комплектующие отпускаются на заказы с ближайшими сроками сдачи.

Если каких­либо позиций на складе нет, то они вносятся в заявку с нулевым количеством и нулевой ценой. Естественно, что при попытке их выдачи будет выдано сообщение об ошибке. Для закупки недостающих позиций формируется специальная ведомость (рис. 3). При определении объема закупки каждой позиции учитывается два заданных для нее параметра:

• размер неснижаемого остатка;
• минимальный размер закупаемой партии.

Для удобства работы с ведомостями на закупку реализованы команды группировки и сортировки позиций по всем значимым параметрам. Это позволяет, в частности, формировать заявки дифференцированно по поставщикам, что очень удобно для специалистов по снабжению. Кроме того, в карточке каждого товара хранится полная информация о нем, которую можно оперативно просматривать и редактировать (рис. 4).

Заявка на закупку может иметь один из трех статусов (рис. 5):

• «в разработке»;
• «закуплено, в пути»;
• «в архиве».

Статус «в разработке» говорит о том, что данные позиции только планируются к закупке, поэтому при повторном обращении к соответствующей ведомости они снова попадут в список. Если же специалист по снабжению заказал товары и к определенному сроку они будут поставлены, статус меняется на «закуплено, в пути». Следовательно, при обращении к ведомости они уже отображаться не будут.

Как только товар доставляется на предприятие, он приходуется. После этого начинается обычная работа складской программы: полная или частичная выдача материалов и комплектующих на производственные участки, печать накладных и т.д. Вся необходимая функциональность для этого, учитывающая специфику мебельного производства, реализована в модуле БАЗИС­Склад.

Для анализа информации о товарах, документах и справочниках в реальном времени реализован механизм получения данных через http­запросы. Он подключается установкой дополнительных компонентов WebAPI.

Заключение

Подходы, положенные в основу интегрированного решения, объединяющего САПР и WMS в системе БАЗИС, показали высокую эффективность на мебельных предприятиях. Более того, модуль БАЗИС­Склад зарекомендовал себя как недорогое, простое и удобное программное обеспечение для использования на малых и средних предприятиях в самых разных сферах бизнеса.