Речь в этой статье пойдёт об особенностях работы производственных предприятий.
В частности, о контроле расходов материалов и сырья при выпуске продукции и способах определения количества потребляемых при производстве материалов.
Лимиты потребления
Сырьё, накапливаемое предприятием, для осуществления процесса производства нуждается в строгом учёте. В не менее строгом учёте нуждается и потребление накопленных запасов сырья.
Данные о расходах потребления сырья на единицу произведённой продукции позволяют сделать вывод о рентабельности производства, эффективности работы всей компании.
Грамотный подход к организации работы промышленного предприятия диктует руководству такого предприятия вводить лимиты потребления сырья за определённый период времени.
Расход сверхустановленной нормы означает, что в производственной цепочке имеются ошибки и процесс требуется пересмотреть. Достигается надлежащий контроль введением в оборот определённого документа - лимитно-заборной карты.
Такой документ регламентирует выдачу сырья и расходных материальных ценностей работниками складов и хранилищ. Выдача сверх нормы, указанной в карте, может происходить лишь по отдельному распоряжению руководящего работника.
Оформление лимитно-заборной карты
После определения оптимального количества потребляемого сырья за определённое время, за месяц, например. В оборот вводятся лимитные карты. В таких документах будут отражены все факты получения материалов со склада и их количество.
Карты изготавливаются на каждый вид расходного сырья в двух экземплярах. Первые хранятся на складе, вторые экземпляры выдаются руководителям подразделений, которые в своей работе используют такое сырьё.
При каждом обращении на склад, кладовщик, сверяясь с лимитом, указанным в карте, может определить, возможна ли выдача именно этого вида сырья и не превышен ли лимит.
Как уже было сказано, если лимит по карте превышен, выдачу может инициировать лишь письменное распоряжение уполномоченного сотрудника из числа руководства компании.
В обеих картах делаются одинаковые записи о количестве выданного материала и дате выдачи. После установленного срока такие заполненные карты сдаются в бухгалтерию, где делается анализ потребления сырья при производстве и себестоимости продукции.
Лимитно-заборные карты значительно облегчают задачу при вычислении эффективности расходования сырья. Если лимит не превышен - всё в порядке, процесс производства в норме, перерасхода нет. Если превышен - необходимо пересмотреть производственный процесс с целью уменьшения издержек и затрат на расходные материалы.
Ниже расположен типовой бланк и образец лимитно-заборной карты, вариант которого можно скачать бесплатно.
Лимитно-заборная карта
(форма N М-8)
Применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.
Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.
Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.
Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.
Под определением «лимитно-заборная карточка» подразумевается первичная бухгалтерская документация накопительного характера , выступающая базой для возможности списания торгово-материальных ценностей со склада компании в цехах либо же непосредственно на участках.
Выписывания определенного числа материалов осуществляется на базе плановой потребности. Наименование и непосредственно сама форма документации была сформирована еще в Советском Союзе и действует на данный момент.
В свою очередь, под определением «лимит» подразумевают разновидность ограничения, «заборная» – иными словами отпускная, несет под собой предоставление торгово-материальных ценностей, а «карта» говорит о принадлежности к бланку строгой отчетности.
Рассматриваемая карта может быть оформлена в случае присутствия лимита на отпуск материалов, которые в дальнейшем будут применяться в процессе изготовления товаров. Иными словами, она считается внутренней документацией.
Лимитно-заборная карта способна контролировать трудовую деятельность складских сотрудников, в частности тех, которые добросовестно исполняют свои должностные обязанности, в полной мере гарантируя им надежную защиту от возможных обвинений по факту воровства.
Фиксация лимита является прерогативой руководства компании либо же уполномоченных лиц, которые утверждены Приказом либо Распоряжением начальства (к примеру, начальником цеха, участка и так далее).
Определение лимита осуществляется методом проведения анализа израсходования материалов на изготовление товаров, производственных мощностей и фактического объема. Что касается самого формирования подобного рода документации, то этим занимаются представители бухгалтерии и кладовщики.
Непосредственным заполнением документа занимаются бухгалтера предприятий и кладовщики.
Нередко может возникнуть необходимость в сверхлимитном использовании материалов . Допускается возможность такого использования исключительно по сформированному особому распоряжению руководства компании в четко установленном порядке, в процессе соблюдения определенных требований.
Формы М-8, 117, 62
Основными формами лимитно-заборной карты по праву считаются:
- Форма М-8 – относится к первичной четной документации унифицированной типовой межотраслевой формы, которая была принята Постановлением Госкомстата РФ №71а в октябре 1997 года.
- Форма 62 – относится к первичной учетной документации, которая предназначена непосредственно для списания торгово-материальных ценностей со складов компании в цехах или участках. На сегодня документ не применяется, поскольку он не сформирован по унифицированной форме в альбомах первичной документации. Отталкиваясь от Приказа Министерства финансов РФ от декабря 2001 года №119н , учетной документацией по факту списания ТМЦ считается унифицированная форма М-8.
- Форма 117 . Отличительной особенностью считается то, что это специализированная форма, которая была принята Госагропромом СССР в марте 1987 года.
Стоит отметить, что последняя рассмотренная форма до недавнего времени применялась в агропромышленном комплексе, однако сегодня она уже недействительна, также как форма 62.
Как таковой стандартной, единой формы образца лимитно-заборной карты не предусмотрено, поэтому юридические лица имеют полное право самостоятельно заниматься разработкой данной документации по своему усмотрению, использовать шаблоны либо же применять ранее утвержденную форму М-8.
Вне зависимости от того, какой метод предпочтет компания, существуют определенные нормы , о которых необходимо помнить и придерживаться в процессе формирования рассматриваемого документа.
В рассматриваемый документ обязательно нужно заносить сведения относительно:
- компании, которая отпускает товарно-материальные ценности;
- получателя (иными словами, информацию относительно структурного подразделения);
- даты формирования документа;
- цифрового показателя установленного лимита;
- самого товара.
В документации обязательно должны находиться несколько подписей :
- лица, которое установило лимит;
- законного представителя структурного подразделения, который получил торгово-материальные ценности;
- кладовщика.
Печать в документе можно не ставить, поскольку карта является внутренним документом компании.
Лимитно-заборная карта должна быть выписана отдельно для каждой разновидности той или иной продукции и материалов. Одновременно с этим, при условии взаимозаменяемости допускается возможность заносить несколько видов, причем делая в карточки определенную отметку «Произведена замена по требованию №…».
Документ формируется в нескольких копиях :
- одна должна быть предоставлена лично в руки получателю материалов либо же продукции;
- вторая должна находиться на складе (имеется в виду у отправителя).
После того как установленный лимит будет использован в полном объеме, кладовщик в обязательном порядке должен передать документацию в бухгалтерию компании. Причем по установленным правилам, передавать карты нужно на регулярной основе, с периодичностью раз в 1 календарный месяц.
Осуществлять хранение рассматриваемой карты необходимо на таких же правилах, как и иную внутреннюю документацию фирмы – минимум 5 лет (больший период хранения возможен исключительно по личной инициативе руководства компании).
Хотелось бы отметить, что многолетняя практика использования лимитно-заборных карт показала, что в формировании данного документа нет никаких сложностей , и поэтому какие-либо проблемы из-за ее неправильного оформления возникают крайне редко.
Изначально плановый отдел и снабжение в обязательном порядке должны выписать
на календарный месяц, а в некоторых случаях и на квартал, полугодие, календарный год лимитно-заборную карту с фиксированным лимитом в нескольких экземплярах.
В обязательном порядке она должна включать в себя ежемесячные отрывные талоны на фактическое предоставление торгово-материальных ценностей. Как отмечалось ранее, одна часть карты остается на складе, вторая – передается в бухгалтерию.
Кроме того, установленные лимиты должны иметь обоснования и утверждены непосредственным руководством компании. Если возникнет необходимость в их повышении, обязательно нужно оформить соответствующее требование и обосновать данный факт.
Образец и бланк
По причине того, что рассматриваемый документ может быть сформирован по различным формам, рекомендуется ознакомиться с наиболее востребованными отечественными компаниями.
Стоит отметить, что лимитно-заборная карта по форме М-28а формируется по тем же правилам, что М-8. По сути, никаких различий в них нет.
Дополнительно необходимо обращать внимание на то, что в процессе занесения всех необходимых сведений в документ запрещено допускать какие-либо ошибки или опечатки , поскольку в такой ситуации могут возникнуть разногласия с контролирующими органами.
Использование в строительстве
Отпуск строительных материалов на выполнении работ, которые осуществляются своими силами, происходит на основании таких документов , как:
- Лимитно-заборные карты (сформированные по форме М-28, М-28а). Под картой подразумевается отпуск материалов, на которые был установлен лимит применения.
- Накладные-требования – в процессе отпуска сверхнормативного объема материалов либо же выдачи строительного материала, который изначально не был запланирован в качестве применения при определенном строительстве.
Лимитно-заборная карта может быть выписана в нескольких экземплярах продолжительностью всего периода строительства (осуществления ремонтных работ) на один либо же несколько строительных материалов, которые могут быть задействованы на одном строительном объекте.
Стоит отметить, что карта по форме М-28а должна оставаться на складе, а М-28 – подлежит передаче на строительный объект, где применяется выданный материал.
Предел отпуска строительного материала должен устанавливаться представителями службы капитального строительства на базе имеющейся проектно-сметной документации возводящихся объектов.
Предоставление строительного материала осуществляется исключительно с тех складских помещений , которые были отображены в лимитно-заборной карте.
- формировать одну карту на несколько строительных участков/объектов;
- предоставлять материал, который не был указан уполномоченными лицами склада;
- предоставление материала по той карте, в которой отсутствуют сведения о складе.
О подобных нюансах необходимо помнить во избежание различных проблем с контролирующими органами.
Как создать лимитно-заборную карту, можно узнать из данного видео.
Лимитно-заборная карта нужна для оформления отпуска товарно-материальных ценностей ТМЦ в подразделениях организации (потребление: регулярно или заранее разработанного лимита на отпуск).
Ограничения устанавливает руководитель организации или лицо, которое уполномочено на это приказом (к примеру, начальник подразделения). Они так же могут менять лимит. Сверхлимитная выдача материалов осуществляется с разрешения данных лиц по отдельному выдвинутому требованию.
Рассчитывая лимит, нужно учитывать производственные объемы программ цехов, утвержденные нормы расхода материала на единицу продукции.
Оформляется лимитно-заборная карта только на один тип товарно-материальных ценностей или же на взаимозаменяемые материалы. При этом нужно прописать «Замена, смотреть требование №___».
Работник бухгалтерии выписывает его в двух экземплярах. Один, из которых передается на склад, а второй в цех (участок). Карту могут заполнять несколько человек.
Сотрудник, выписывающий ее, должен написать:
- Номер карты по порядку,
- Наименование организации,
- Дату,
- Вид деятельности, для которой необходимы товарно-материальные ценности,
- Код операции движения ТМЦ, если система кодирования применяется на предприятии,
- Отправителя (структурное подразделение, отпускающее ТМЦ),
- Получателя (подразделение, которое получает ТМЦ),
- Единицы измерения продукции,
- Название ТМЦ, характеристика, сорт, марка, размеры,
- Номенклатурный номер (в случае его отсутствия, ставится прочерк),
- Наименование, принятых по данному виду материальных ценностей, единиц измерения (килограммы, штуки, метры и т.д.),
- Код единицы.
Графа «Лимит» предусматривает написание указания максимального количества ТМС, которые могут отпускаться. После чего карту подписывает руководитель структурного подразделения, установившего лимит.
Бухгалтер должен заполнить следующее:
- Синтетический субсчет и счет,
- Код аналитического учета.
- Стоимость без НДС.
Работник, получающий ТМЦ, предъявляет свой экземпляр этой карты кладовщику, который обязан указать дату отпуска, число ТМЦ, остаток лимита на этих экземплярах. Нужно отметить, что кладовщик подписывает экземпляр работника, а работник ставит подпись на экземпляре кладовщика. После окончательной обработки карты работником бухгалтерии, просчитывается стоимость всех выданных ТМЦ без учета НДС за весь отчетный период.
Лимитно-заборная карта подписывается руководителями подразделений, которые отпускают товарно-материальные ценности и, которые их принимают обратно. Стандартный срок хранения карты устанавливается в пять лет.
Форма М-8 применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Лимитно-заборная карта по форме М-8 выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.
Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.
Бланк лимитно-заборной карты (М-8) с частично заполненными реквизитами может быть оформлен на компьютере.
